Contract: Aanpassen

Klik hier om meer te lezen over contractregels in een dienstverband.

Klik hier voor een stapsgewijze uitleg over het beëindigen van een contract.

Een aanpassing in een contract doorvoeren

In dit artikel staat uitleg over hoe contractaanpassingen en het beëindigen van contracten in zijn werk gaat. Een contract van een medewerker wijzigt wanneer hij of zij meer of minder uren gaat werken, een ander rooster of dienstverband krijgt, of zelfs uit dienst gaat. Dit brengt wat wijzigingen met zich mee die verandert dienen te worden in het systeem. Dit heeft (bijna) altijd invloed op het verlofsaldo.

Let op! Moet er een verandering plaatsvinden in het contract, haal dan nooit een contractregel weg, maar voeg een nieuwe contractregel toe! – Wanneer een contractregel wordt aangepast, heeft dat effect op de gehele periode waarop deze regel van toepassing was. Met terugwerkende kracht! Druk hiervoor op het potloodje van de contractregel welke je wenst aan te passen.

Met nieuwe contractregels creëer je voor medewerkers een tijdlijn waarmee de historie bewaard blijft van het saldo correct blijft.

ouderschapsverlofII

Contract aanpassen

Contracten regel je per medewerker onderaan het medewerker wijzigen scherm.

Vanaf het onderstaande scherm kan een contract gewijzigd worden door een nieuwe contractregel toe te voegen. Doe dit door op het knopje ‘nieuw’ te klikken.

Contract aanpassing 2.1

Wanneer je op ‘nieuw’ hebt geklikt zul je het volgende scherm zien verschijnen:

ouderschapsverlof

Vervolgens zie je een aantal opties tevoorschijn komen. Afhankelijk van wat er aan het contract gewijzigd moet worden, kun je 1 of meer veranderingen laten plaatsvinden:

  • Gaat in op: Hier vul je de ingangsdatum in, dat betekent dat de eronder staande ingevulde veranderingen vanaf dat moment van kracht zijn. Hiermee plaats je de wijziging die voor deze medewerker plaatsvind op de tijdlijn.
  • Dienstverband: Gaat de medewerker van dienstverband wisselen? Kies hier dan het dienstverband waaraan deze medewerker zich gaat aansluiten. Staat het dienstverband er niet tussen, dan zal er een nieuwe aangemaakt moeten worden; dit kun je doen onder ‘stamgegevens’ in het linkermenu. Lees hier meer over de functie van het dienstverband. Let op! Er zijn slechts 3 redenen om een medewerker een nieuw dienstverband te geven. In alle andere gevallen laat je op een nieuwe contractregel hetzelfde dienstverband staan die deze medewerker al had. Check dus altijd het volgende, voordat je de medewerker een nieuwe dienstverband geeft; 
    • Ten aanzien van een fulltime, bestaand dienstverband krijgt een medewerker meer of minder verlofdagen.
    • Ten aanzien van een bestaand dienstverband heeft de medewerker recht op meer of minder verloftypes.
    • Ten aanzien van een fulltime, bestaand dienstverband heeft de medewerker recht op meer of minder senioren/anciënniteitsdagen.
  • Rooster: Verandert de medewerker van rooster; kies dan hier het rooster. Ook voor dit onderdeel geldt, staat het rooster er niet tussen, dan zul je een nieuwe moeten maken via de stamgegevens. Lees hier hoe je een nieuw rooster aanmaakt.Let op! Indien het huidige rooster wordt aangepast via de stamgegevens, kan dit een ongewenst (neven-)effect hebben op andere medewerkers. Dit rooster is mogelijkerwijs al gekoppeld aan ook andere medewerker. In dat geval kan de wijziging met terugwerkende kracht effect hebben op meerdere medewerkers. Maak bij twijfel dus altijd een nieuwe contractregel aan in combinatie met een nieuw rooster. Voor uw eigen gemak kun je het huidige rooster kopiëren door de kopieerfunctie te gebruiken, dit is de eerste knop, naast het potloodje via de menu items:‘Stamgegevens’ ⇒ ‘Roosters’.    pencil icon etc Geef dit nieuwe rooster een nieuwe naam via het tweede icoontje (wijzigen) en pas het toe via een nieuwe contractregel.
  • Percentage: Hier geef je het percentage aan waar de medewerker voor gaat werken. Met het percentage pas je de toekenning/verlofsaldi van het Dienstverband toe in verhouding met het aantal uur dat een medewerker per week werkt volgens het rooster. Lees hier hoe je het percentage kunt uitrekenen.
  • Reden: Hier kan een reden ingevoerd worden waarvoor deze contractaanpassing plaatsvindt bijvoorbeeld; promotie, minder werken, etc.

Vergeet niet om op ‘opslaan’ te klikken; het dienstverband is nu gewijzigd.

Contract aanpassing controleren

Het Vrijedagen systeem kan een scan uitvoeren op aanvragen in het systeem nadat er een contractwijziging heeft plaatsgevonden. Het kan voorkomen dat er nog aanvragen in het systeem staan die al geplaatst- en goedgekeurd waren vóórdat de contractwijziging heeft plaats gevonden. Er kan dan een conflict ontstaan a.d.h.v. de geplaatste aanvraag en het gevonden rooster. Dit conflict kan vervolgens door de beheerder worden opgelost of worden verwijderd. Dit heet de analyzer!

Druk op het vergrootglas aan de linkerkant van de nieuw aangemaakt contractregel:

Contract aanpassing 1.1

Wanneer je het vergrootglas selecteert opent er een nieuw scherm en zal het contract conflicten-scherm openen. Deze conflicten zijn van toepassing op de periode van de nieuwe contractregel en de aanvragen die binnen deze periode vallen.

Zie onderstaande weergave:

contractwijziging 4

Hier zie je alle conflicten die het systeem gevonden heeft; elke aanvraag waar er verschillen in ontstaan zijn, nadat de contractregel aangepast is, worden elk in een eigen blok weergeven. In het voorbeeld hierboven kun je zien dat er twee aanvragen conflicten hebben met de reeds ingevoerde contractregel. Bij elk blok zijn er een aantal opties die geselecteerd kunnen worden, deze zijn rechtsboven in het blok toegankelijk.

lightning bolt iconIndien er op het bliksemschichtje geklikt wordt, dan zal de voorgestelde aanpassing doorgevoerd worden. Klik hier op wanneer het voorstel, te vinden onder het vergrootglas, past bij de aanpassingen die in het systeem bij deze medewerker gemaakt zijn.

cancel icon Klik op annuleren als het conflict genegeerd moet worden. Dit is niet definitief! Het conflict kan weer naar voren gehaald worden door linksboven in de hoek van het scherm op ‘opnieuw zoeken naar conflicten’ te klikken.

magnifying glass icon Meest rechts staat het vergrootglas. Hiermee kan er ingezoomd worden op de aanvraag zelf en wordt het onderstaande scherm getoond waarbij er een gedetailleerde aanpassing van de aanvraag inzichtelijk gemaakt wordt ten opzichte van de huidige instellingen van bijvoorbeeld het rooster of de contractregel.

contractwijziging5

Indien ook de resterende uren van deze dag opgenomen moeten worden kun je opnieuw een aanvraag indienen voor deze medewerker op de resterende uren, of de huidige aanvraag aanpassen.

Indien je de aanvraag wilt aanpassen neem je de volgende stappen:
– Ga naar ‘Administratie’ ⇒‘Medewerker saldi overzicht’.
– Selecteer de medewerker van wie de aanvraag aangepast moet worden.
– Selecteer het verloftype waarvan de aanvraag aangepast moet worden.
– Selecteer de aanvraag die aangepast moet worden. Je hebt nu de mogelijkheid tot wijzigen van deze aanvraag. Klik hierop, wijzig de aanvraag en sla deze op. Nu is de aanvraag gewijzigd.

Logboek

Het logboek is toegankelijk vanaf het medewerker wijzigen scherm. Iedere contractwijziging die heeft plaatsgevonden wordt vastgelegd in een logboek. Zo kan er altijd bekeken worden wie een wijziging heeft doorgevoerd, wanneer en waarom. Ook verwijderde contractregels worden vastgelegd. In de onderstaande afbeelding kun je zien dat alle wijzigingen aan de contractregels gedocumenteerd zijn.

Contract aanpassing 2.3

Klik hier om meer te lezen over contractregels in een dienstverband.

Klik hier voor een stapsgewijze uitleg over het beëindigen van een contract.

Leave a Reply

wpDiscuz