Lees hier meer over andere import mogelijkheden.
Algemeen
Deze import wordt meestal gebruikt tijdens het inrichten van het systeem wanneer men voor het eerst begint met Vrijedagen.
Met deze import functionaliteit kunnen nieuwe medewerkers geïmporteerd worden. Tijdens het importeren worden nieuwe gebruikers aangemaakt en gekoppeld aan de manager die zijn of haar aanvragen moet keuren. Tevens wordt een initiële contractregel (Dienstverband en Toekenning) voor deze gebruiker aangemaakt.
Voordat er wordt geïmporteerd kunnen eerst de benodigde dienstverbanden en rooster ingericht worden in de desbetreffende administratie. Let op: dat in deze situatie de namen van het dienstverband en het rooster in het import bestand exact overeenkomen met de namen die zijn gebruikt bij het inrichten van het systeem.
Wanneer het dienstverband en rooster niet zijn ingericht dan zal het systeem de namen gebruiken die in het import document staan. Let op: voor de aangemaakte dienstverband en/of rooster middel het import document worden automatisch ingericht op basis van het standaard dienstverband en/of rooster zoals gedefinieerd is in het systeem. Als het systeem nog niet in gebruik is genomen dan kunnen de instellingen van de geïmporteerde dienstverbanden en roosters nog aangepast worden.
Formaat
Het bestandformaat dat geaccepteerd wordt door het systeem is een CSV-formaat (Komma gescheiden waarde). De verschillende waardes moeten worden gescheiden door een puntkomma (;)
Let op:
In de eerste regel staan de veldnamen; deze moeten aanwezig zijn in het bestand. Wanneer er een bestand aangeboden wordt waarbij de eerste regel geen veldnamen bevat dan wordt deze informatie in deze kolom niet geïmporteerd.
Opmaak van het importeer bestand
| Veldnaam | Type | formaat | Verplicht | Omschrijving |
| Personeelsnummer | Tekst | Nee | Dit is het personeelsnummer van de gebruiker. Dit nummer wordt o.a. gebruikt voor het toewijzen van een manager. Het is dus van belang dat alle verschillende gebruikers een uniek nummer krijgen. | |
| Voornaam | Tekst | Ja | Voornaam van de gebruiker. | |
| Tussenvoegsel | Tekst | Nee | Tussenvoegsels van de achternaam. | |
| Achternaam | Tekst | Ja | Achternaam van de gebruiker. | |
| E-mailadres | Tekst | Geldig e-mailadres | Ja | Het e-mailadres van de gebruiker. Op dit e-mailadres ontvangt de gebruiker e-mails die gegenereerd worden door het systeem. |
| Functie | Tekst | Ja | De functie die deze de gebruiker heeft binnen het bedrijf. | |
| Geboorte datum | Datum | jjjj-mm-dd | Ja | De geboortedatum van de gebruiker. |
| Toon kalender | Cijfer | 0 of 1 of 2 | Ja | Hierin wordt bepaald hoe de gebruiker zijn kalender mag zien. 0 = Alleen de eigen kalender. 1 = De kalenders van gebruikers in zijn afdeling. 2 = Alle kalender van alle gebruikers in de desbetreffende administratie. Let op: Als de betreffende gebruiker ook een manager is ziet deze bovenop de kalenderinstelling in dit veld ook de kalenders van zijn eigen medewerkers. |
| Heeft de rol manager | Ja/Nee | Voor Ja : True of true of y of Y of Yes of yesVoor Nee: False of false of n of N of No of no | Ja | Geef aan of de gebruiker ook de manger rol heeft. |
| Heeft de rol administrator | Ja/Nee | Voor Ja : True of true of y of Y of Yes of yesVoor Nee: False of false of n of N of No of no | Ja | Geef aan of de gebruiker ook een beheerder van de Vrijedagen administratie is. |
| Heeft de rol systeem beheerder | Ja/Nee | Voor Ja : True of true of y of Y of Yes of yesVoor Nee: False of false of n of N of No of no | Ja | Geef aan of de gebruiker ook een systeem beheerder van de Vrijedagen administratie is. |
| Afdeling | Tekst | Ja | De afdelingsnaam van de gebruiker. | |
| Dienstverband | Tekst | Ja | De naam van het dienstverband waaronder de gebruiker valt (CAO). | |
| Rooster | Tekst | Ja | De naam van het rooster dat de gebruiker zal hebben. | |
| Contract percentage | Cijfer | Decimale notatie waarbij de decimale separator een punt (.) is | Ja | Het percentage dat deze gebruiker werkt op het dienstverband dat gebruikt wordt in het veld “Dienstverband”. |
| Datum in dienst | Datum | jjjj-mm-dd | Ja | De datum dat de gebruikerin dienst gekomen is. |
| Datum uitdienst | Datum | jjjj-mm-dd | Nee | Als dit al bekend is, de datum waarop de gebruiker uit dienst gaat. Als die nog niet bekend is kun je dit veld leeg laten. |
| Wie is de manager | Tekst | Ja | Het Personeelsnummer van de manager van deze medewerker. Wanneer een medewerker zijn eigen manager is dan vult u hier zijn eigen personeelsnummer in (zie kolom A). |
Voorbeeld
In dit voorbeeld worden twee gebruikers geïmporteerd, de laatste in de lijst is tevens de manager van de eerste in de lijst.
username;employee number;firstname;prefix;lastname;email;company position;date of birth;show in calendar;has role manager;has role administrator;has role system administrator;department;employment name;workschedule name;contract percentage;in service date;out service date;who is manager (username)rvdlaan;Rob;van der;Laan;rvdlaan@company.com;Software developer;1968-03-25;1;N;N;N;Sotware;Standard;Standard;100;2014-01-01;;jpeters
jpeters;John;;Peters;jpeter@company.com;Head Software;1968-10-16;2;Y;N;N;Software;Employment Managers;Standard;80;2014-01-01;;jpeters