Wanneer je op het logo van het grafiekje klikt (in foto rood omrand) zul je terecht komen in het jaar verlofoverzicht. Hier kun je inzien hoe het huidige verlof is aangevraagd. Na het klikken op het logootje toont het volgende scherm:

Hier zie je bovenstaand scherm opkomen. Wat elke balk betekent volgt hieronder:

• De datum bovenaan geeft het jaar weer waar het onderstaande effect op heeft.
• Transport vorig jaar; zijn de restanten van het vorige jaar naar het huidige jaar. Dit getal hoort overeen te komen met de rij ’transport volgend jaar’ uit het vorige jaar.
• Wettelijk en -bovenwettelijk saldo toont wat er dit jaar aan dagen en uren verkregen is.
• Handmatige bijboeking dit saldo zijn de administratieve bijboekingen die de houders van deze verlofkaart heeft gekregen. Als er een streepje staat, betekent dit dat er geen administratieve bijboekingen zijn gedaan.
• Subtotaal bijboekingen is het totaal van alle bijboekingen die in dit jaar bijgeboekt zijn plus het jaarlijks verkregen saldo. Dit subtotaal is dus exclusief de overdracht van het vorige jaar.
• Het totaal is een optelling van de overdracht van het vorige jaar en het subtotaal. Dit saldo is wat de medewerker totaal te besteden heeft.
• Opgenomen weergeeft wat er tot op heden aan saldo is aangevraagd. Hierbij worden de afboekingsmutaties erbij opgeteld.
• Vervallen is het saldo wat vervallen is in het huidige jaar. Dit wordt alleen ingevuld na de vervaldatum. Onderaan zie je hoeveel komt te vervallen. Zodra deze datum is gepasseerd wordt het van “vervalt op 01-07” verplaatst naar “vervallen”.
  
• Verkocht weergeeft het aantal uur wat er totaal uitbetaald is. Er kan nooit meer uitbetaald worden dan wat er aan bovenwettelijk saldo aanwezig is.
• Transport volgend jaar weergeeft het saldo wat er meegenomen wordt naar het volgende jaar. Het weergeeft het saldo wat er totaal bijgeboekt is minus het saldo wat er afgeboekt is. Het is mogelijk dat er een negatief getal erin meegenomen wordt.
• Vervalt op 01-07 Hier wordt weergeven wat op de opgegeven datum (in dit geval 01-07) aan wettelijk verlof komt te vervallen, omdat het dan de gegeven anderhalf jaar overschrijdt. Zorg dus dat je de uren vóór deze datum hebt opgenomen, anders ben je ze kwijt.
• Verval na het boekjaar weergeeft wat er aan het eind van het jaar zal gaan vervallen. Dit verlof zal aan het eind van het huidige jaar verloren zijn.
• nog x jaar geldig Dit is het bovenwettelijk saldo wat nog maximaal 5 jaar geldig is vanaf 2012. Elk jaar schuift het saldo een plaats omhoog en zal pas verdwijnen wanneer er in 1 jaar meer dan het wettelijk saldo aan verlof gevraagd wordt. Op dat moment wordt als eerste het oudste saldo opgemaakt.

De verlofwetgeving in een notendop!

In principe is de wetgeving vrij helder. Je hebt een wettelijk deel en een bovenwettelijk deel.  Het wettelijk deel van het verlof is gelijk aan viermaal het dagen dat een medewerker per week werkt volgens het contract. De rest van het verlof dat een medewerker jaarlijks krijgt valt onder het bovenwettelijk deel.
Dus een medewerker die jaarlijks 24 vakantiedagen krijgt en 5 dagen per week werkt, heeft dus recht op de verdeling: 4 maal 5 dagen = 20 dagen wettelijk verlof. De rest is bovenwettelijk. In dit geval is dat 4 dagen.

Het grote verschil tussen deze twee typen verlof zit hem in het verval. Het wettelijk verlof komt al na anderhalf jaar te vervallen per 1 juli, nadat het is toegekend. Het bovenwettelijk deel van het verlof vervalt pas na 6 jaar.

Verder geldt de gulden regel. Het deel van het verlof dat als eerste komt te vervallen, wordt ook als eerste opgemaakt.

De complexiteit van dit verlof zit hem voornamelijk in het onderdeel verval. Dit vergt een nauwkeurige administratie en registratie.
Nu we een aantal jaar verder zijn, zijn er medewerkers met wettelijk en bovenwettelijk verlof die niet zoveel hebben opgenomen over de jaren. Dat kan betekenen dat deze medewerkers hun verlof hebben verdeeld over 8 verschillende potjes.

1. het wettelijk deel van dit jaar.
2. het bovenwettelijk deel van dit jaar.
3. het wettelijk deel van vorige jaar. Welke per 1 juli zal vervallen.
4. het bovenwettelijk deel van vorig jaar. Welke pas over 5 jaar zal komen te vervallen.
5. Een potje met tegoed dat nog 4 jaar geldig is. Dit is het bovenwettelijk deel van 2 jaar geleden.
6. Een potje met tegoed dat nog 3 jaar geldig is. Dit is het bovenwettelijk deel van 3 jaar geleden.
7. Een potje met tegoed dat nog 2 jaar geldig is. Dit is het bovenwettelijk deel van 4 jaar geleden.
8 Een potje met tegoed dat nog 1 jaar geldig is. Dit is het bovenwettelijk deel van 5 jaar geleden.

Met de Vrijedagen applicatie kun je dit eenvoudig, overzichtelijk en automatisch beheren. Nadat je eenmalig de verschillende potjes hebt toegekend, kan het niet meer fout gaan. De Vrijedagen applicatie volgt precies de wetgeving.

Het systeem berekend automatisch welk deel wettelijk en bovenwettelijk is.
Bij het aanvragen van verlof selecteert het systeem automatisch dat deel van het verlof dat als eerst komt te vervallen.
Via het saldo overzicht wordt het complexe systeem duidelijk weergegeven aan medewerker, manager en beheerder in een opbouw overzicht. Op deze manier kan iedereen zien welk deel van het verlof wanneer komt te vervallen.