Lees hier meer over andere import mogelijkheden.
Toekennings saldo
Deze import wordt over het algemeen gebruikt om toegekende saldi uit het verleden aan de applicatie toe te voegen, zodat het mogelijk wordt om verlof van deze saldi op te nemen. Het kunnen opnemen van saldi uit verleden is alleen van toepassing als het rest saldo van een bepaald verlof type niet naar het huidige jaar wordt getransporteerd.
Tijdens het importeren van nieuwe toekenningen onderzoekt het systeem of er al toekenningen op saldi aanwezig zijn. Mocht dit het geval zijn dan zal het systeem de bestaande saldi verwijderen en vervangen door de nieuwe toekenning die geïmporteerd wordt. Deze functionaliteit wordt meestal gebruikt als de toekenning uit een extern systeem komt of als bij in gebruik name van Vrijedagen toekenning van huidige jaar en saldi uit het verleden (bijvoorbeeld bij Franse wetgeving) aan het systeem moet worden toegevoegd.
De saldi die zijn geïmporteerd kunnen niet meer vanuit het systeem worden herberekend voor dat jaar. Deze functie werkt alleen als de toekenning van het saldo via het systeem is gelopen en niet via de import. Bij contractwijzigingen en andere wijzigingen die invloed hebben op de toekenning van de reeds geïmporteerde saldi moet de nieuwe toekenning altijd via de toekenning import functionaliteit lopen.
De toekenning wordt dus niet meer automatisch door het systeem berekend op basis van de instellingen die bij verloftype, dienstverband en/of rooster van de desbetreffende medewerker staat.
Het is tevens mogelijk om een toekenning in het verleden te importeren. Let op, de toekenningsdatum mag dan niet eerder zijn dan de datum waarop de desbetreffende medewerker in dienst is gegaan.
Het import bestand
De data van het import bestand moet volgens een CSV-formaat (komma gescheiden waarden) worden aangeboden aan het systeem, de verschillende velden moeten worden gescheiden door een puntkomma (;).
Let op: In de eerste regel staan de veldnamen; deze moeten aanwezig zijn in het bestand. Wanneer er een bestand aangeboden wordt waarbij de eerste regel geen veldnamen bevat dan wordt deze informatie in deze kolom niet geïmporteerd.
Definitie
De import definitie voor toekenningen is als volgt opgebouwd:
| Veldnaam | Type | Formaat | Verplicht | Omschrijving |
| personeelsnummer | Tekst | Letters en cijfers | Ja | Dit veld bevat het personeelsnummer waarvoor je een toekenning wilt importeren. Het personeelsnummer moet binnen Vrijedagen bestaan. |
| verloftype | Tekst | Letters en cijfers | Ja | Dit is het verloftype van het saldo waarop je de toekenning wilt toevoegen. De naam die gebruikt wordt voor het verloftype moet binnen Vrijedagen bestaan. Bijvoorbeeld: Normaal Verlof |
| toekenningsdatum | Datum | YYYY-mm-dd | Ja | De toekenningsdatum is de datum waarop de betreffende toekenning geldig is. Deze datum moet zijn: 1) Indien medewerker in desbetreffende jaar in dienst is gekomen dan moet hier de in dienst datum worden ingevuld. 2) Anders moet hier de de startdatum van boekjaar van desbetreffende verloftype worden ingevuld. |
| aantal | Nummer | Een decimaal getal met een punt als decimale scheidingsteken | Ja | Dit is het aantal uur dat je wilt toekenne, in decimale notatie. Bijvoorbeeld: 368.75 hiermee wordt 368 uur en 45 minuten toegekend. |
Voorbeeld
In het onderstaand voorbeeld wordt de inhoud van een toekenning importeer bestand weergegeven:
E56372;Normaal verlof;2014-03-21;678.5
E89272;ADV;2014-01-01;345.25
In regel 1 wordt voor medewerker met personeelsnummer: E56272 op het saldo Normaal Verlof van 2014 een toekenning geïmporteerd van 678 uur en 30 minuten die ingaat op 21 maart 2014.
In regel 2 wordt voor medewerker met personeelsnummer: E89272 op het saldo ADV van 2014 een toekenning geïmporteerd van 345 uur en 15 minuten die in gaat op 1 januari 2014.