Klik hier om meer te lezen over Teamplanner.
Klik hier om meer te lezen over het gebruiken van een aangepaste kalenderweergave.
Teamplanner: notificatie aanzetten bij capaciteit onder minimum
Met Teamplanner kun je een team aanmaken dat apart kan worden getoond in de kalender. Er is ook een optie waarbij je de minimum capaciteit kunt instellen, en een capaciteit monitor: een persoon die een notificatie krijgt als de capaciteit onder het aangegeven minimum gaat. Dit betekent dat als er te veel verlofaanvragen zijn binnen hetzelfde team, op dezelfde dag (zodat het aantal werknemers minder is dan het aantal dat is aangegeven bij ‘minimum capaciteit’), dan wordt er een notificatie verstuurd naar de capaciteit monitor, zodat deze persoon actie kan ondernemen.
Als je naar ‘Instellingen (tandwiel icoon rechtsboven)’ ⇒ ‘Stamgegevens’ ⇒ ‘Aangepaste kalenderweergave’ gaat, krijg je een lijst te zien van alle teams binnen het systeem, als die bestaan. Als je klikt op ‘Invoegen’, kun je een nieuw team maken, en kom je op de volgende pagina uit:
- Naam: Vul hier een duidelijke naam voor het team in.
- Minimum capaciteit: Bepaal hier het minimum aantal medewerkers dat aanwezig moet zijn van dit team. Dit kan gebruikt worden door het systeem om de capaciteit monitor te waarschuwen als er te veel mensen afwezig zullen zijn.
- Capaciteit monitor: Kies hier een medewerker die als capaciteit monitor zal optreden voor dit team. Dit betekent dat deze medewerker een notificatie zal krijgen als het aantal medewerkers dat aanwezig zal zijn van dit team op een bepaalde dag onder het minimum aantal komt. De capaciteit monitor kan dan actie ondernemen, bijvoorbeeld door te zorgen voor vervanging, of het gesprek aan te gaan met het team of er iets anders mogelijk is.
Voeg dan de medewerkers aan het team toe, en sla het team op. Je kan medewerkers zoeken door op het kleine tandwiel onder ‘Selecteer medewerkers’ te klikken.
Voorbeeld: Het Servicedesk Team heeft minimaal 3 mensen nodig om de servicedesk dagelijks bij te houden. De naam van het team is ‘Servicedesk’. Het nummer 3 staat ingevuld bij ‘minimum capaciteit’. De manager van de medewerkers van de medewerkers binnen dit team treedt ook op als de capaciteit monitor, dus deze persoon is geselecteerd in het dropdown menu. Hierbij kan bijvoorbeeld ook de ‘office manager’ verantwoordelijk worden gesteld. In de lijst eronder worden de 5 werknemers geselecteerd die de servicedesk kunnen doen. In dit voorbeeld hebben 2 van de 5 medewerkers van het team vrij genomen op 01/01/2018. Dit is geen probleem, omdat er nog steeds 3 medewerkers zijn die op 01/01/2018 bij de servicedesk kunnen werken. Als er nu nog iemand van dit team vrij vraagt op 01/01/2018, dan wordt er een notificatie verstuurd naar de capaciteit monitor. Deze persoon kan dan actie ondernemen: wellicht moet er vervanging geregeld worden, of moet er iets geregeld worden bij de teamgenoten onderling, zodat het aantal medewerkers dat werkt op 01/01/2018 niet onder het minimum aantal komt.
Lees hier meer over het toevoegen van teams en het toevoegen van aangepaste kalenderweergave aan de kalender.
Klik hier om meer te lezen over Teamplanner.
Klik hier om meer te lezen over het gebruiken van een aangepaste kalenderweergave.