Verlofaanvragen met terugwerkende kracht in het systeem zetten

Voor de volledigheid van het systeem kan het wenselijk zijn bij de invoer van alle gegevens de inmiddels opgenomen verlofdagen met terugwerkende kracht in het systeem te zetten. Op deze manier heeft iedereen goed inzicht in de inmiddels opgenomen dagen en wanneer dit is geweest. Gebruik de optie ‘opgeven voor iemand anders’ om deze dagen in het systeem te zetten.

• Ga naar ‘Verlof’ ⇒ ‘Aanvragen’.
• Vink “Opgeven voor iemand anders” aan.
• Selecteer de medewerker.
• Vink “Automatische goedkeuring” aan.
• Selecteer de dag/dagen (je kunt een hele week selecteren door op het weeknummer te klikken). Let op! Het systeem zal naar het ingevoerde rooster kijken van de geselecteerde medewerker voor de tijden van de aanvragen. Het systeem zal een melding geven dat de dag geen rooster dag was als de medewerker nog niet in dienst was.
• Zet er eventueel een opmerking bij.
• Sla deze aanvraag op.

Doordat je op ‘Automatische goedkeuring’ hebt geklikt worden de zojuist ingevoerde aanvragen direct goedgekeurd en staat alles direct verwerkt in het systeem.

Je kunt ervoor kiezen om alle aanvragen los van elkaar iedere keer in te voeren, of alles in één aanvraag te zetten. Alle aanvragen apart invoeren heeft als voordeel dat de medewerker deze ook als aparte verlofaanvragen ziet staan, anders wordt alles in één aanvraag gezet. Het nadeel is dat dit veel tijd kost bij een grote hoeveelheid verlofaanvragen. Alle aanvragen van de medewerker in één aanvraag zetten heeft als voordeel dat de aanvragen snel verwerkt worden, maar het nadeel is dat het niet meteen duidelijk is wanneer de aanvragen zijn geweest.