Module Ziekmelden voor onbepaalde tijd in gebruik nemen
Met de module ziekmelden is het mogelijk om medewerkers ziek te melden voor onbepaalde tijd. Zodra het duidelijk is wanneer de medewerker weer beter is, kun je deze beter melden, zodat de periode van onbepaalde tijd wordt omgezet in de periode dat de medewerker afwezig is geweest.
Instellen
Lees hier terug hoe je deze module in het systeem activeert, zodat je medewerkers daadwerkelijk kunt gaan ziek melden.
- Verloftype om ziek op te melden toevoegen.
Als eerste ga je naar ‘Instellingen (Tandwiel icoon rechtsboven)’ ⇒ ‘Stamgegevens’ ⇒ ‘Verloftypes’. Klik hier op ‘Invoegen’.
Geef het verloftype een naam , bijvoorbeeld ‘ziekte voor onbepaalde tijd’ of simpelweg alleen ‘ziek’. Vervolgens is het van belang dat je de optie ‘Max. mee te nemen’ op 0 zet en ‘Toon saldo’ uit vinkt. Wijs tot slot nog kleuren toe aan ‘Kleur’ en ‘Kleur in aanvraag’ en druk op ‘Opslaan’. - Verloftype aan dienstverband toevoegen
Wanneer het verloftype is aangemaakt, is het van belang dat het wordt gekoppeld aan medewerkers. Om dit te doen, ga je via ‘Instellingen (Tandwiel icoon rechtsboven) ⇒ ‘Stamgegevens’ ⇒ ‘Dienstverbanden’ en klik je op het detail van het dienstverband van medewerkers die je wil gaan ziek melden. Zodra je in het scherm van het dienstverband zit, klik je op ‘Verloftype toevoegen’. Zet het aantal op 0 en vul hem verder in zoals je gewend bent. Nadat je dit gedaan hebt, klik je op opslaan. Dit dient bij alle dienstverbanden toegevoegd te worden waar medewerkers aan gekoppeld zijn die je vanaf heden wil gaan ziekmelden. - Module ziekmelden activeren via systeem instellingen
Ga via ‘Instellingen (Tandwiel icoon rechtsboven)’ naar ‘Ziektedagen’ ⇒ ‘Algemeen’. Selecteer hier bij ‘Standaard type voor ziektemeldingen’ het aangemaakte verloftype. Klik hierna op ‘Opslaan’. Het verloftype is nu gekoppeld aan de module ziekmelden. - Module met terugwerkende kracht activeren door saldo her te berekenen
Wanneer er een verandering in het dienstverband van een medewerker plaatsvindt, dient het saldo her berekend te worden wil het verloftype in het medewerker saldi overzicht verschijnen. Om dit voor alle medewerker tegelijk uit te voeren, ga je via ‘Instellingen (Tandwiel icoon rechtsboven)’ ⇒ ‘Stamgegevens’ naar ‘Boekjaren’ en klik je op ‘Saldo herberekenen’. Het verloftype ‘ziek’ zal nu bij alle medewerkers te zien zijn.
Je kunt nu beginnen om medewerkers ziek en weer beter te melden.
Wie mag ziek melden
Het ziek melden van medewerkers kan gedaan worden door meerdere personen. Iemand die een administratieve functie heeft, is altijd bevoegd om personen ziek- en beter te melden. Echter, de administrator kan ook besluiten om managers de mogelijkheid te geven om zijn/haar medewerkers als ziek te registeren.
Wanneer het gewenst is om een mail te ontvangen bij het ziek melden van een medewerker kan dit worden ingesteld via ‘Instellingen (Tandwiel icoon rechtsboven)’ naar ‘Ziektedagen’ ⇒ ‘Algemeen’. Zet de optie ‘Stuur mail naar manager bij ziekmelding’ aan. De aangewezen manager van deze medewerker zal op deze manier een mail ontvangen zodra de medewerker is ziek gemeld.
Hoe meld je iemand ziek/beter
Lees hier hoe je iemand ziek en beter kunt melden.
Rapportage
Om een overzicht te krijgen van de ziekteperiodes van je medewerkers ga je via ‘ZIEKTEDAGEN (bovenaan de pagina)’ ⇒ ‘Rapportage’ ⇒ ‘Ziekmeldingen’. Wanneer je dit van iedereen tegelijk wil zien dan laat je de medewerker balk op ‘—please select—‘ staan. Vul eventueel de periode in, en klik op ‘Toon rapport’.