Verlof Mutaties Beheren

Er zijn een 4-tal mogelijke mutaties

– Administratieve mutatie
Dit heeft altijd betrekking op een handmatige bij- of afboeking van het saldo. De reden staat er achter vermeld
– Roostermutatie
Dit is het saldo wat wordt uitgegeven vanuit het dienstverband aan het begin van het jaar of nieuwe contractregel. De berekening van dit saldo kan je als volgt vinden.
– Jaarverwerkingsmutatie
Dit heeft altijd te maken met een overdracht van een saldo van voorgaande jaren, dan wel positief, dan wel negatief.
– Vervallen verlof mutatie
Deze komt alleen voor als de wetgeving 2012 staat ingesteld. Hier wordt een afboekingsmutatie gemaakt als een deel van het verlof niet meer geldig is.

Mutatie uitvoeren op saldo/restsaldo toevoegen van vorig jaar
Om veel verschillende redenen is het mogelijk een mutatie uit te voeren op het saldo, er valt te denken aan het verkopen van vakantiedagen, een beloning voor niet ziek zijn het gehele jaar in vakantiedagen of een correctie uitvoeren.

Er kunnen 2 soorten mutaties worden uitgevoerd: een individuele of een collectieve mutatie (voor iedereen).

Een individuele mutatie uitvoeren gaat als volgt:
Ga naar ‘Overzicht’ | ‘Medewerker saldi’ en selecteer de medewerker van wie het saldo aangepast moet worden.
Klik vervolgens op het detail van het verloftype waarvan het saldo aangepast moet worden.
Links bovenin zie je hier nu “Nieuwe mutatie” staan. Klik hierop.

Klik vervolgens op de mutatiesoort die hier van toepassing is.

Bijboekingsmutatie

Het saldo wat er hier wordt bijgeboekt, wordt bijgeschreven bij het saldo in het jaar verlofoverzicht. Dit saldo kun je terugvinden op ‘handmatige bijboekingen’. Dit saldo wordt ten alle tijde bijgeschreven op bovenwettelijk saldo.

Afboekingmutatie

De afboeking die hier plaatsvindt zal getoond worden bij het ‘opgenomen’ verlof. Deze functie wordt alleen gebruikt voor het afboeken van verlof dat als eerst van het wettelijke verlof afgeschreven moet worden, en nadat het wettelijke verlof op is, van het bovenwettelijke wordt afgeschreven.

Uitbetalingsmutatie

Met deze functie kun je verlof van de medewerkers uitbetalen. Er kan nooit meer worden uitbetaald dan het bovenwettelijke verlof. Tenzij de medewerker uit dienst staat gemeld.

Negatief transport vorig jaar

Dit wordt alléén gebruikt wanneer je of voor het eerst met het vrijedagensysteem werken, óf wanneer je een medewerker in dienst krijgt die verlofuren met zich meeneemt, wanneer hij/zij in dienst komt. Voer het aantal uren/dagen in en plaats een reden. Klik vervolgens op ‘Opslaan’ om de mutatie te plaatsen.

Positief transport vorig jaar

Het positief transport vorig jaar wordt alléén gebruikt bij de inrichting van het systeem of wanneer er een medewerker in dienst is genomen die verlofuren met zich meeneemt.

Wanneer het verlof ingevoerd wordt, dan zal je bij het vakje ‘Aantal uren’ het totaal aantal uren moeten invoeren. Daarna kun je dit aantal uren verdelen over de invoervelden onder het invoerveld ‘Aantal uren’. Deze velden komen direct overeen met de velden van het jaar verlofoverzicht.

Voorbeeld
Stel, een medewerker heeft nog 35 uur over, waarvan:

• 5 uur wettelijke uren van 2012 (met een vervaltermijn van 1,5 jaar, wat dus in 2013 komt te vervallen)
• 5 uur bovenwettelijke uren van 2012
• 25 uur die van 2011 over zijn.

Deze hebben allen een verschillende vervaltermijn.
De wettelijke uren van 2012 moeten vervallen op 1 juli van het jaar waarin de mutatie wordt gemaakt.
De bovenwettelijke uren van 2012 zijn nog 5 jaar geldig in 2013.
De overige uren van 2011 zijn nog 4 jaar geldig in 2013.

Dit bovenstaande wordt dan geboekt zoals in het voorbeeld hieronder aangegeven:

Bij aantal uren geef je het totaal aantal uren aan wat je wilt bijboeken, ongeacht de vervaltermijn. Dit is een controle voor het systeem om te kijken of de afzonderlijke uren die je boekt bij de verschillende vervaltermijnen totaal kloppen met wat er ingevuld is als totaal bij ‘aantal uren’.

Daarna verdeel je deze 35 uur over de vervaltermijnen.
Dus van deze 35 uur, zijn er 5 uur nog 5 jaar geldig, 25 uur nog 4 jaar en 5 uur moet dit jaar komen te vervallen (vervalt op:).

Bij het veld van 3 jaar geldig kan saldo geboekt worden wat nog over is van 2010, bij 2 jaar geldig wat nog over is van 2009 en bij vervalt na het (boek)jaar saldo van 2008.

Bij de reden geef je op wat de reden is van deze bijboeking zodat de medewerker weet waarom deze mutatie is gemaakt. Sla deze mutatie op, en het saldo zal nu verdeeld zijn over de verschillende vervaltermijnen.