Verlofregistratie – Frankrijk editie (maandelijkse opbouw)

Met de AccruedBalance module wordt de volgende calculatie methode beschikbaar: Franse jaar afsluiting.

  • maakt maandelijkse verloftoekenning mogelijk
  • maakt jaarverwerking volgens Franse regelgeving mogelijk (afronden in plaats van afsluiten)
  • maakt mogelijk om bij ziekte bepaalde toekenningen te staken (RTT)

De Franse jaar afsluiting maakt het mogelijk om medewerkers hun saldo voor sommige verloftypes op te laten bouwen per maand en de rest per jaar. Naast de optie medewerkers hun volledige saldo in het begin van het jaar te geven komt er dus een optie bij.

Je kan instellen dat een medewerker bijvoorbeeld 24 verlofdagen heeft en deze maandelijks laten opbouwen. Zo krijgt de medewerker 2 verlofdagen per maand in plaats van de volledige 24 dagen direct in het begin van het jaar.

Met gebruik van deze module wordt het saldo ook iets anders getoond in het ‘Medewerker saldi overzicht’.

Het ‘Medewerker saldi overzicht’ van de medewerker kan er als volgt uit zien:

Het bovenste gedeelte van dit scherm toont het huidige saldo van de medewerker met de geschiedenis. Hiermee is het ook mogelijk om de geschiedenis van de toekenning van het saldo terug te kijken. Je kan de maand terugzetten naar een eerdere maand om terug te zien hoeveel saldo de medewerker die specifieke maand had.

Het onderste deel van dit scherm toont het geschatte saldo op het eind van de gekozen maand (eventueel in de toekomst). Hiermee kan gecontroleerd worden hoeveel vrije dagen de medewerker heeft in een specifieke maand als er bijvoorbeeld een vakantie ingepland gaat worden. In het aanvragen scherm kan de medewerker dit (geschatte) toegekende verlof gebruiken om alvast verlof aan te vragen.

Jaarverwerking

De Franse jaarverwerking werkt iets anders dan de Nederlandse jaar verwerking

In plaats van het jaar afsluiten, wordt het resterende saldo van de medewerkers op hele uren naar boven afgerond. Hierdoor kan het volgende jaar weer begonnen met een saldo dat op hele uren is afgerond.

Jaar aanmaken

Net als bij de Nederlandse jaar verwerking moet wel het volgende jaar aangemaakt worden voordat je het saldo afrond.

De Franse jaar afsluiting instellen

De eerste stap om de Franse jaar afsluiting in te stellen is om de verloftypes toe te voegen aan een dienstverband. Je zulk merken dat als je dit doet er een paar opties zijn bijgekomen ten opzichte van de gebruikelijke opties.

Als je dit verloftype toevoegt aan een dienstverband kan je het volgende aanpassen in bovenstaand scherm:

  • Naam: De naam van het geselecteerde verloftype komt hier te staan.
  • Aantal: Geef hier het aantal dagen aan dat er jaarlijks voor dit verloftype bijgeschreven wordt. Indien er geen dagen bijgeschreven moeten worden, vul je hier 0 in. Dit zijn voorbeelden van verloftypes zonder jaarlijkse toekenning: Buitengewoon verlof, Arts bezoek e.d. en Tijd voor tijd.
  • Tonen in: Hier kan aangegeven worden hoe dit verloftype getoond word in het saldo overzicht.
  • Uren uit rooster: Indien je de toekenning van het aantal dagen zoals die hierboven bij ‘aantal’ beschreven staat, wenst te berekenen vanuit het rooster (optie: uren in een dag) in plaats van een dienstverband (opties: ‘Dagen per week’ en ‘Uren per week’), vink je deze check box aan.
  • Afronden naar boven: Hier kun je de toekenning van dit verloftype afronden naar boven op hele kwartieren, halve uren en hele uren. Met de afrondingsgrens bepaal je vanaf welke minuut er mag worden afgerond.
  • Wachtdagen: Kan alleen wanneer de module ‘ziekmelden’ is geactiveerd. Indien er in de CAO van de medewerker wachtdagen opgenomen zijn, kun je hier dat aantal invullen. Gebruik dit alleen op het verloftype waarvan je wenst af te boeken.
  • Verloopt op: Deze optie is alleen zichtbaar als je via ‘Systeeminstellingen’ -> ’Opties’ -> ‘aanvullend’ de optie ‘Vervaldatum verlof’ aangevinkt hebt staan.
    Deze optie gebruik je wanneer dit verloftype op een bepaalde datum verloopt in het jaar nadat het getransporteerd is volgens de transportregels van dit verloftype. Om dit verlof te laten vervallen, druk je na de verlof vervaldatum op ‘Administratie’ -> ‘Jaarverwerking’ -> ‘Verlopen transport mutatie toevoegen’. Indien je dit verloftype niet wenst te laten vervallen, stel hier dan in: 31 (dag) en 12 (maand).
  • Start Maand: Wanneer het boekingsjaar van dit verloftype anders loopt dan normaal geef hier dan per verloftype de startdatum van het jaar in. Dit is gebruikelijk in Frankrijk bij Congés Payés. De toekenning start per 1 juni. Dus zet je hem om de 6e maand voor dit verloftype. Dit geldt over het algemeen dus alleen voor dit verloftype.
    Als je dit toch voor alle verloftypes wenst toe te passen vink je vervolgens ‘Voor alle verloftypes’ aan.
  • Accepteert aanvragen in het eerste jaar: Indien je de medewerkers vanaf het eerste jaar aanvragen wil laten doen, vink je deze check box aan.
  • Toekenning bouwt op (in maanden): Hier kan aangegeven worden in hoeveel maanden de medewerker zijn volledige aantal dagen zoals die hierboven bij ‘aantal’ beschreven staat, opbouwt. Hier kan je er dus voor zorgen dat de opbouw periodiek plaatsvindt. Als je wilt dat een medewerker vanaf het begin van het jaar al zijn dagen heeft vul je hier 1 in. Wil je dat de medewerkers een opbouw hebben waarbij het saldo geleidelijk per maand wordt toegekend vul je hier 12 in.
    Voorlopig is het alleen mogelijk om in te stellen dat je  jaarlijks of maandelijks kan opbouwen. Iets anders hier invullen dan 1 of 12 heeft dus ook geen effect/zin.
  • Saldo geldig (in maanden): Hier kan aangegeven worden hoelang het saldo van de medewerker geldig is. Standaard staat dit op 12 (een jaar).
  • Is open tot eerste dag volgende maand: Indien er saldo van dit verloftype komt te vervallen, wordt de vervaldatum opgeschoven tot de eerste dag van de volgende maand.

Herhaal dit bij voor alle verloftypes die je aan dit dienstverband wenst toe te voegen.

De regel voor de Franse jaar afsluiting kan gekozen worden bij het aanmaken van nieuwe verloftypes en bij bestaande verloftypes onder het menu item ‘stamgegevens’ -> ‘verloftypes’. Klik vervolgens op wijzigen (potloodje) van het normaal verlof.

Als je een nieuw verloftype toevoegt kan je bij de ‘Calculatie methode’ kiezen voor ‘Franse jaar afsluiting’. Dit werkt op dezelfde manier als de ‘wetgeving 2012’.

Met deze module wordt het verlof overzicht op een andere manier getoond. De medewerkers krijgen niet hun volledige verlofbalans aan het begin van het jaar maar bouwen dit op in de loop van het jaar. Zo kan je ervoor zorgen dat er een maandelijkse opbouw plaats vindt.

Ziekmeldingsregels

Met deze module is het ook mogelijk om ziekmeldingsregels toe te voegen.

Gebruik deze regel om de opbouw van RTT (en eventueel andere verloftypes) tijdens ziekteverlof te staken, terwijl de toekenning van andere verloftypes doorloopt.

Je kan dit doen onder “Ziekmeldingen” -> “Ziekmeldingsregels”.  Met deze regels kan je de opbouw van het saldo van een medewerker tijdelijk stopzetten zolang de medewerker ziek is.

Bijvoorbeeld: Een medewerker heeft recht op 24 vrije dagen per jaar. Als dit maandelijks wordt opgebouwd krijgt de medewerker er iedere maand twee dagen van toegekend. Mocht een medewerker een maand ziek zijn wordt er voor die periode geen verlof opgebouwd, waardoor de medewerker in dit geval een totaal van 22 vrije dagen opbouwt in het jaar.

Als je klikt op ‘Nieuwe Franse ziekmeldingsregel’ komt het onderstaande scherm naar voren.

In dit scherm kan je de regel een naam geven zodat je makkelijker onderscheid kan maken tussen de verschillende regels. Je kan de regel koppelen aan een specifiek dienstverband of ervoor kiezen om de regel bij alle dienstverbanden te gebruiken. Verder kan je aangeven van welk verloftype de opbouw tijdelijk stopgezet dient te worden en is het mogelijk om een peildatum op te geven.

Opbouwend verlof rapportage

Met deze module komt er ook een nieuw rapport beschikbaar. Met het ‘Opbouwend verlof Rapport’ kan gecontroleerd worden hoeveel verlof de medewerkers opbouwen in een bepaalde periode.

Bij dit rapport is het mogelijk om te filteren op ‘Afdeling’ en op ‘Medewerker’. Verder kan de export gesorteerd worden op of ‘Afdeling’ of ‘Medewerker’.

Als laatste heb je ook de mogelijkheid om de inactieve medewerkers mee te nemen in het rapport.