Klik hier om meer te lezen over het aanmaken van een nieuw jaar.
Klik hier om meer te lezen over correcties maken in een afgesloten jaar (jaar heropenen).
Waarom moet het jaar verwerkt en afgesloten worden?
Per 1 januari kun je het oude jaar verwerken en afsluiten, zodat het resterende saldo van het oude jaar verrekend kan worden met het nieuwe jaar. Een nieuw boekjaar betekent ook een nieuw verlofsaldo. Om ervoor te zorgen dat er geen aanvragen meer kunnen worden ingediend voor het afgelopen jaar en om restsaldo over te hevelen naar het nieuwe boekjaar, is het noodzakelijk het jaar af te sluiten. Dit kan echter pas als het jaar al voorbij is, dus per 1 januari.
Wat doet het systeem bij de jaarafsluiting?
Het systeem kijkt naar wat er nog over is aan saldo; er wordt bepaald wat het transport saldo zal zijn. Dit wordt bepaald aan de hand van bepaalde instellingen:
- Instellingen bij ‘Instellingen (Tandwiel icoon rechtsboven)’⇒ ‘Stamgegevens’ ⇒ ‘Verloftypes’;
Bij ‘max. aantal meenemen’ kun je aangeven hoeveel dagen van dit verloftype meegenomen mogen worden naar het volgende jaar. Je kunt hier het aantal dagen naar keuze invullen. Als je hier ‘-1’ invult, zal dit oneindig zijn. Vul je hier ‘0’ in, mag je bij dit verloftype niks meenemen naar het volgende jaar.
Sinds de nieuwe vakantiewetgeving van kracht is staat bij normaal verlof eigenlijk altijd -1. Dit betekent dat alle verlofdagen mogen worden meegenomen. Dit is zo omdat het systeem zelf bijhoudt welke dagen per welke datum komen te vervallen.
Voor het afsluiten van het jaar
Voordat het jaar afgesloten gaat worden moet je eerst bewust zijn van een aantal zaken en moeten er een aantal voorbereidingen getroffen worden.
- Het jaar is pas af te sluiten vanaf de eerste dag van het nieuwe jaar.
- Het jaar afsluiten is niet definitief. Het jaar kan altijd heropend worden.
- Sluit het jaar niet af indien er nog aanvragen openstaan voor dat jaar, die nog gekeurd moeten worden. Licht de managers eerst in dat alle lopende aanvragen gekeurd moeten worden. Dit geldt uiteraard niet voor aanvragen voor het volgende jaar.
Om nader te checken of er nog openstaande aanvragen zijn kun je een ‘aanvragen overzicht’ rapport aanmaken. Exporteer dit rapport naar Excel. Filter de aanvragen eruit met de status op ‘openstaand’, ‘gewijzigd’ of ‘annuleren’. Deze statussen betekenen dat ze nog door een manager gekeurd moeten worden. Nu zie je dus een overzicht van de aanvragen die in feite nog open staan. Het is belangrijk dat deze aanvragen alsnog worden gekeurd; het jaar kan anders niet worden afgesloten. Vraag aan de betreffende managers of zij deze aanvragen nog willen keuren. - Wanneer het jaar afgesloten is, kunnen er vanaf dat moment geen aanvragen gemaakt worden voor het afgesloten jaar. Indien dit alsnog nodig blijkt te zijn dan kan dit door het jaar te heropenen.
Volg de volgende stappen om het jaar af te sluiten:
- Informeer de managers dat het jaar afgesloten gaat worden en alle lopende aanvragen gekeurd moeten worden.
- Check via ‘Overzicht’ ⇒ ‘Medewerker saldi’ of medewerkers al saldo hebben voor het nieuwe jaar. Zo niet, herbereken dan voor alle medewerkers het saldo voor het nieuwe jaar!
- Ga naar ‘Instellingen (Tandwiel icoon rechtsboven)’ ⇒ ‘Stamgegevens’ ⇒ ‘Boekjaren’.
- Kies het juiste jaar in het selectie vak en klik op ‘verwerken’. Er zal een notificatie worden gegeven dat er een actieve taak bezig is. Tijdens de jaarverwerking kun je geen andere wijziging doorvoeren, aangezien dit zou kunnen leiden tot inconsistentie.
- Het systeem geeft aan of het jaar verwerkt is; er verschijnt een lijst met namen van medewerkers die verwerkt zijn. Als er toch nog medewerkers van wie er nog openstaande aanvragen in het systeem staan, worden deze ‘overgeslagen’. Het systeem zal aangeven om welke medewerker(s) het gaat. Licht de manager van deze medewerker (wie dat is kun je vinden in het medewerker wijzigen scherm) in dat hij/zij de openstaande aanvragen moet keuren, en verwerk het jaar dan opnieuw.
Zie onderstaande video, waarin stap voor stap wordt uitgelegd hoe de jaarverwerking in zijn werk gaat.
Klik hier om meer te lezen over het aanmaken van een nieuw jaar.
Klik hier om meer te lezen over correcties maken in een afgesloten jaar (jaar heropenen).