Medewerker invoeren

Medewerker invoeren

Als beheerder heb je de taak om medewerkers te beheren. Ga in het menu naar ‘administratie’ ⇒ ‘medewerkers’. In het scherm dat verschijnt, kun je op ‘Medewerker invoeren’ klikken.

Een medewerker toevoegen
Deze functie vindt je linksboven de lijst van medewerkers. Dit gebruikt je alleen wanneer je een nieuwe medewerker toevoegt.
Let op! Wanneer je een medewerker gaat toevoegen moet je naast de gebruikelijke gegevens ook al weten aan welk dienstverband en aan welk rooster de medewerker gekoppeld moet worden.

Bovenstaand scherm wordt getoond wanneer je op ‘medewerker invoeren’ geklikt hebt. De volgende lijst geeft per onderdeel aan wat je invoeren moet:

  • E-mail: Dit e-mailadres wordt gebruikt voor het verzenden van mutaties en aanvragen van die medewerker.
  • Taal voor e-mail(s): Stel in welke taal deze gebruiker wenst te hanteren voor e-mails. De ingestelde taal kan de medewerker later zelf weer wijzigen in zijn of haar profiel.
  • Taal voor de website: Stel in welke taal deze gebruiker wenst te hanteren voor het lezen van de website. De ingestelde taal kan de medewerker later zelf weer wijzigen in zijn of haar profiel.
  • Rollen: Dit geeft aan welke rollen deze medewerker heeft. LET OP! meerdere rollen zijn mogelijk en ook nodig. Een manager die aanvragen zal gaan keuren maar die zelf ook verlof registreert, zal zowel de medewerker als de manager rol moeten hebben. Heeft diegene ook beheerdersrechten, dan moeten de rollen van medewerker, manager en admin aangevinkt worden. Lees hier meer over gebruikers rollen.
  • Voornaam: De voornaam van de medewerker voer je hier in.
  • Tussenvoegsel: Indien nodig vul je hier een tussenvoegsel in dat tussen de voor en achternaam van de medewerker zit.
  • Achternaam: De achternaam van de medewerke voer je hier in.
  • Geboortedatum: De geboortedatum van de medewerker vul je hier in. Deze datum wordt ook gebruikt bij de berekening van de seniorendagen.
  • Extern nummer: Als jouw bedrijf gebruik maakt van personeelsnummers kun je die medewerkers ook, wanneer je het nummer ingevoerd hebt, opzoeken op dat nummer. Het is niet vereist om dit op te geven voor de invoering van de medewerker.
  • Functie: De functie die deze medewerker bekleed vul je hier in. Deze wordt getoond op de exportlijst van het medewerkeroverzicht. Het is niet vereist om dit in te voeren.
  • Afdeling: De nieuwe medewerker moet gekoppeld worden aan een afdeling zodat hij in het systeem ook in de afdelingweergave getoond wordt.
  • Manager: Selecteer een manager voor de medewerker. Hier worden alle medewerkers weergeven die de rol manager betrekken. De gekozen manager zal de aanvragen voor deze medewerker goed of afkeuren.
  • Autorisatie+ (module): Selecteer bij ‘Autorisatie+’ de gewenste autorisatiestroom. In dit drop-down-menu verschijnen alleen de autorisatiestromen die staan ingesteld op het verloftype ‘alle‘.
  • Regio: Je kunt de medewerker aan een andere regio koppelen wanneer hij andere (nationale) feestdagen in zijn omgeving heeft. Deze zal je eerst moeten toevoegen aan de regio’s. Klik hier om meer over regio’s te lezen.
  • Toon in kalender: Hier kun je aangeven of de medewerker getoond wordt in het kalender. Veelal moet dit aangevinkt worden. Bij sommige medewerkers die bijvoorbeeld niet relevant zijn voor de dagelijkse gang van zaken kun je ervoor kiezen ze niet te laten tonen op de website. Voorbeeld ervan is de bewaking, schoonmaak etc.
  • Toon saldo in: Hier kan er aangegeven worden hoe het saldo getoond wordt (dagen, uren, dagen-uren, decimalen). Heb je dit reeds bij de verloftypes aangegeven kies dan voor standaard.
  • Dienstverband: Uit een dropdown menu kun je hier kiezen uit de vooraf opgestelde dienstverbanden. Geef hier aan tot welk dienstverband deze medewerker aan toebehoort. Het aantal verlofdagen die een medewerker krijgt, hangt af van het aantal verlofdagen dat aan het dienstverband toegekend is. Een ander dienstverband kan dus een ander saldo betekenen. Het dienstverband moet altijd gebaseerd zijn op fulltime CAO.
  • In dienst: Vul hier de datum in wanneer deze medewerker in dienst komt. Let op! Deze datum wordt gebruikt voor het bepalen van de hoeveelheid verlofdagen deze medewerker het huidige jaar heeft en bepaalt hoeveel anciënniteitsdagen deze medewerker recht op heeft.
  • Uit dienst: Dit is geen verplicht veld. Mocht deze datum wel al bekend zijn dan adviseren wij je om dit in te vullen. Doe dit alleen als je dit zeker weet. Als je dit invult berekent het systeem het aantal verlofdagen waar de medewerker recht op heeft voor het contract
  • Percentage dienstverband: Het percentage dat deze werknemer werkt ten aanzien van een fulltime dienstverband. Hiermee wordt het aantal verlofdagen berekend waarop deze medewerker volgens het dienstverband recht heeft.
  • Rooster: Uit een dropdown menu kun je hier kiezen uit de vooraf opgestelde roosters. Geef hier aan tot welk rooster deze medewerker toebehoort. Het rooster wordt door het systeem gebruikt tijdens het aanvragen van de (collectieve) aanvragen. Mocht er een aanvraag gemaakt worden op een dag dat een medewerker een roostervrije dag heeft, zal deze aanvraag niet voor hem gelden en worden er geen uren afgeschreven. Maak je ook gebruik van het tijdregistratiemodule? Dan wordt dit rooster daar ook gebruikt.
  • Opmerkingen: Eventueel kun je hier een opmerking toevoegen. Dit veld is niet verplicht.

Wanneer je zeker bent dat alles correct ingevuld is, kun je klikken op ‘Toevoegen en activeren’ en dan is deze medewerker bijna klaar om verlof aan te vragen. Zodra je op ‘Toevoegen en activeren’ drukt, ontvangt deze medewerker een e-mail met uilteg over het account geactiveerd dient te worden. De medewerker wordt vervolgens door de registratie heen geleid.

Wanneer je de medewerker wel wilt toevoegen aan de lijst met medewerkers maar hem/haar nog niet actief wilt maken kun je klikken op ‘Invoegen’. Dit doe je bijvoorbeeld als de medewerker op het moment nog niet in dienst is maar je degene wel alvast wilt aanmaken.

LET OP! Bij het verwijderen (en het opnieuw aanmaken) van een medewerker zal je alle aanvragen die een medewerker ooit gedaan heeft mee verwijderen. Als een medewerker uit dienst gaat zal je diegene NIET moeten verwijderen (in verband met de financiële registratie). Het is dan beter om deze medewerker inactief te maken in plaats van volledig te verwijderen. Er mag een ongelimiteerd aantal inactieve medewerkers in het systeem staan zonder dat daar kosten aan verbonden zijn.

Lees hier meer over het inactief maken van medewerkers

Lees hier meer over het verwijderen van medewerkers