Het is tegenwoordig ook mogelijk om ziekmeldingen via de App te beheren.
Wat is een flex rooster?
Op het moment dat de werktijden van een medewerker niet vast staan, is het handig om een flexrooster aan te maken. Hiermee maak je de roosters meer flexibel.
Door middel van een flexibele rooster is het mogelijk om het totaal aantal uren op een werkdag te maximaliseren waardoor er meer ruimte is voor de medewerker om vrij te vragen.
Lees hier alles over flexroosters.
Hoe meld je iemand vervolgens ziek met zo een rooster?
Het is mogelijk om in het Vrijedagen systeem de ziekmeldingen te registreren en bij te houden. Deze verantwoordelijkheid lag voorheen alleen bij de beheerders, maar het is nu ook mogelijk om als manager je eigen medewerkers als ziek op te geven.
Ga in het menu naar;
‘Ziektedagen’ ⇒ ‘Ziekteverzuim’ ⇒ ‘Opgeven’
…om een medewerker ziek te melden. In dit scherm kies je eerst de medewerker, die ziek gemeld moet worden. Daarna kun je d.m.v. het kalender icoontje en het klokje de juiste datum en tijd van de ziekteperiode selecteren.
Scenario 1: Medewerker is ziek vanaf begin van de werkdag. Als de medewerker van het begin van de dag al ziek is, hoef je alleen de datum aan te passen bij “Begin” en mag je het veld “Gewerkt vanaf voor ziekmelden” overslaan.
Scenario 2: Medewerker meldt zich ziek gedurende de dag. Indien de medewerker op de betreffende dag eerst gewerkt heeft, voordat deze ziek werd, is het vanwege het flexibele rooster nodig om ook het aantal gewerkte uren te specificeren. Anders kan het systeem onmogelijk uitrekenen hoeveel tijd de medewerker op die dag ziek is.
Bij “Begin” vul je in hoe laat de medewerker daadwerkelijk ziek is geworden.
Bij “Gewerkt vanaf voor ziekmelden” vul je in hoe laat de medewerker met het flexibele rooster die dag is gestart met werken.
Vul de velden “opmerking” en “genomen maatregelen” in, om vervolgens de ziekmelding op te kunnen slaan. Het is ook mogelijk om iemand anders in te lichten van deze ziekmelding. Denk hierbij aan de administrator of een willekeurig ander e-mailadres. Mocht de persoon die je wilt inlichten niet bij de opties staan, dan kun je “aangepast” selecteren. Deze optie zorgt ervoor dat je zelf een e-mailadres kunt invoeren, waar een bericht van ziekmelding naar wordt verzonden.
Hoe meld je iemand beter?
Op het moment dat een medewerker weer beter is, en deze medewerker moet ook in het systeem ook weer beter gemeld worden, dan doe je dat als volgt.
Ga in het menu aan de linkerkant naar ‘Ziektedagen’ ⇒ ‘Overzicht’ ⇒ ‘Actueel’. In het scherm dat verschijnt zie je de huidige ziekmeldingen staan.
Klik op het potloodje achter de medewerker die je wilt beter melden. De gegevens van de ziekmelding verschijnen in beeld, alsmede de optie “nieuw” en linksbovenin “beter melden”. “Nieuw” kan gebruikt worden om een nieuwe genomen maatregel toe te voegen gedurende de ziekte periode. De knop voor “beter melden” staat links bovenaan in de groene balk. Na hierop geklikt te hebben, kun je de datum en tijd van beter melden registreren, en kun je hier nog iemand over inlichten. Klik op opslaan.
Bij het beter melden zijn voor medewerkers met een flex rooster weer 2 scenario’s van toepassing:
Scenario 1: Medewerker is beter vanaf begin van de werkdag. In dat geval hoef je alleen maar de datum van terugkeer in te vullen in het veld “Datum beter gemeld“:
Scenario 2: Medewerker is op de dag van beter melden ook nog enige tijd ziek. Voor deze medewerker wil je dus ook op de dag van terugkeer nog een paar ziekte uren toekennen.
Bij “Datum beter gemeld” vul je in hoe laat de medewerker gestart is met werken.
Bij “Gewerkt tot na beter melden” vul je in hoe laat de medewerker met het flexibele rooster die dag is gestopt met werken. Dit veld wordt alleen zichtbaar als je het tijdstip aanpast in het veld “Datum beter gemeld“.
Na deze handeling staat de medewerker weer als ‘beter’ in het systeem gemeld. De ziekteperiode van de medewerker kan bekeken worden via het kalenderoverzicht of in het medewerker saldi overzicht onder het detail van het verloftype dat aan deze module is gekoppeld.
Conflicterend verlof door ziekmelding
Mocht het voorkomen dat een medewerker ziek is geworden terwijl deze medewerker ook een goedgekeurde verlofaanvraag had staan binnen dezelfde periode, dan verschijnt er een melding in beeld.
De volgende opties verschijnen:
- beter melden: Met deze optie wordt de medewerker beter gemeld en worden de gevonden aanvragen geannuleerd, zodat de ziekteperiode geen vrije dagen meer bevat.
- beter melden en de gevonden aanvragen niet annuleren: Met deze optie wordt de medewerker beter gemeld en worden de gevonden aanvragen niet geannuleerd, zodat de ziekteperiode nog steeds de vrije dagen bevat die reeds waren aangevraagd.
De manager autoriseren om ook ziekmeldingen te registreren
Het is tegenwoordig ook mogelijk om ziekmeldingen via de App te beheren.